🔥市が出した「文書不存在」という判断は誤りです❗

この資料「高の原幼稚園跡地活用に係るアンケート案」は、

1️⃣ 職員が業務として作成 

2️⃣ 地域長に提供され、自治連合会で協議 

3️⃣ 市のシステムに保存

という、国の基準でも明確に「公文書」とされるものです📄✨

こうした事実を踏まえ、厚生労働省の行政文書判断基準に沿って反論しました。

ぜひ全文をご覧ください👇

反　論　書

令和8年度審査請求（情）第1号

令和8年6月12日

審査庁

木津川市長　谷口雄一　様

審査請求人　山本しのぶ

第1　結論

本件対象文書は、

①市職員が職務として作成し、

②地域長に提供され、自治連合会で協議に使用され、

③市の電子システム（ロゴフォーム）に保存されている 

ものであり、条例第2条第2号の「公文書」の要件を明確に満たす。

したがって、市が行った「文書不存在」決定は、実体的にも手続的にも違法であり、取り消されるべきである。

第2　市の弁明の主要な誤り

市の弁明の中心は次の一点である。

「本件文書は起案決裁前の職員の検討段階の文書であり、組織的に利用されていない」

しかし、この主張は、

（1）国の行政文書判断基準と矛盾し、

（2）事実関係とも整合しない。

以下、その理由を述べる。

第3　国基準との矛盾

1　国基準は「会議に提出した時点で組織的利用」と明記

厚生労働省「行政文書に関する判断基準」には、次のように明記されている。

「会議に提出した時点」、「組織として管理している職員共用の保存場所に保存した時点」が、組織的に用いるものとなる目安である。

本件文書は、地域長に提供され、自治連合会で協議に使用されている。これはまさに「会議に提出」された状態であり、国基準が示す「組織的に用いるもの」の典型例である。市の主張は、国基準の明文に反する。

2　「個人的検討段階」の定義に該当しない

国基準では「個人的検討段階」とは、職員が単独で作成し、専ら自己の便宜のために利用するもの（備忘録・個人メモ等）とされている。しかし本件文書は、市の電子申請システム（ロゴフォーム）で作成され、地域長に提供され、自治連合会で協議に使用されている。

これは、個人の便宜のための文書ではなく、組織的利用そのものである。市の主張は、定義そのものを誤っている。

3　「起案決裁前＝個人的検討段階」ではない

市は、「起案決裁前だから組織的利用ではない」と主張するが、国基準は明確に次のように述べる。決裁の有無は行政文書該当性の要件ではない。つまり市は、「決裁前＝個人段階」という誤った前提で判断している。

第4　事実関係との矛盾

1　市は、「地域長に提示し説明に用いた」と認めている

弁明書第5段落で市は次のように認めている。「市自らが作成し、地域長に提示して説明に用いた資料である」これは、個人の検討段階ではあり得ない。市は「提示したが組織的利用ではない」と主張するが、これは論理的に成立しない。

2　自治連合会で協議されている

自治連合会は、市の地域行政に関わる協議体であり、市の意思形成過程の一部である。そこで使用された文書を「個人的検討段階」とするのは、事実に反する。

3　ロゴフォームで作成された文書は「組織の保存場所」に該当。

国基準では、組織として管理している職員共用の保存場所に保存した時点で行政文書とされている。ロゴフォームは市の業務システムであり、個人のメモ帳ではない。市の主張は、市の情報システムの性質を無視した不合理な解釈である。

第5　市の「文書不存在」決定の違法性

本件文書は、①職務上作成、②組織的に利用、③市が保有の三要件を満たすため、行政文書であることは明白である。市の「不存在」決定は、行政文書該当性の判断を誤った違法な決定である。

第6　行政裁量の誤用

1　市の主張

市は弁明書で次のように述べている。

「文書不存在であるが、行政裁量で参考資料として提示できる」これは、行政裁量の概念を根本的に誤解した主張である。

2　行政裁量とは何か

そもそも行政裁量とは、行政庁が法令の範囲内で、複数の可能な処理の中から、どの処理を選択するかを判断する権限をいう。

また、裁量は法の目的に照らして合理的に行使されなければならず、逸脱・濫用があれば違法となる。とされている。

3　情報公開制度には裁量は存在しない

情報公開制度は、文書が存在すれば開示、不存在なら不存在通知という 機械的判断が求められる制度であり、市に選択の余地はない。「存在するが不存在と扱う」、「不存在だが裁量で見せる」という判断は、制度の枠外である。

4　市の主張は自己矛盾であり、裁量権の逸脱・濫用である

市は、「不存在」と言いながら、「提示できる」と述べている。これは論理的に両立しない。さらに、開示義務を回避するために裁量を持ち出すことは、裁量権の逸脱・濫用として違法である。

第7　結語

以上より、本件対象文書は条例第2条第2号の「公文書」に該当し、市の「文書不存在」決定は、実体的にも手続的にも違法である。よって、市の弁明書は破棄し、本件審査請求は認容されるべきである。

＃木津川市＃行政不服申立て＃反論書＃木津川市議会議員＃山本しのぶ